ارسال نظر

گفت و گو با مسئول دبیرخانه امور استانها

مقدمه:

 شاید برای بسیاری از همکاران عزیز، ماهیت دبیرخانه امور استانها ناشناخته بوده و مایل باشند با نوع فعالیت ها، اهداف، دایره نفوذ و... آن آشنا شوند. لذا واحد خبر و رسانه سازمان برآن شد تا در نشستی صمیمی با آقای روح الله رضاعلی رئیس دبیرخانه امور استانهای سازمان پژوهش و برنامه ریزی  به تبیین موارد فوق بپردازد. آن چه در ذیل از نظرتان می گذرد حاصل این گفتگوست:

س : با سلام و احترام، ضمن تشکر از حضرتعالی که وقت خود را در اختیار ما قراردادید، لطفا با اشاره به تاریخچه تشکیل دبیرخانه امور استانها، شمه ای از برنامه ها و اهداف آن را تشریح فرمائید.

به نام خدا، دبیرخانه امور استانها،  همزمان با تغییر ساختار ادارات کل آموزش و پرورش استانها و تعریف گروه بررسی و تحلیل محتوای آموزشی و پرورشی در مجموعه معاونت پژوهش، برنامه‌ریزی و نیروی انسانی تأسیس گردید. در ابتدای تأسیس(1389) آقای لقایی مدیرکل دفتر نوسازی وتحول اداری سازمان، مسئولیت این کار را بر عهده گرفت و بعد از تغییرات ساختاری سازمان، دبیرخانه امور استانها هم تا پایان سال 1392 با مسئولیت آقای لقایی در زیرمجموعه امور اداری و پشتیبانی سازمان به فعالیت ادامه داد.

اما پس  از گردهمایی معاونین پژوهشی در مشهد مقدس و ابتدای سال 93 مسئولیت دبیرخانه امور استانها به اداره ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات سازمان که آقای زارع‌پور مسئولیت آن را بر عهده داشتند منتقل گردید و نهایتاً در آبان‌ماه 1394 با بازنشستگی وی، این مسئولیت به اینجانب محول گردید.

 البته در فاصله 1389 تا 1391 که بنده در دفتر نوسازی و تحول اداری سازمان با آقای لقایی همکاری داشتم فعالیت‌های دبیرخانه را نیز در گروه بهبود کیفیت پیگیری می کردم و با استانها در ارتباط بودم.

علی‌ایحال این دبیرخانه با هدف هماهنگی، برنامه‌ریزی، نظارت و ارزیابی در سازمان تأسیس و از سال 93 نیز با تنظیم موافقت‌نامه (تفاهم‌نامه) برنامه‌ ای با استانها اقدام به تهیه برش استانی از برنامه‌های سازمان و انتقال آن به برنامه‌های استانها در دو گروه تحلیل محتوا و تحقیق و پژوهش کرد.

ضروری است عرض کنم که همکاری بسیار خوب و سازنده جناب آقای طلایی معاون توسعه منابع و پشتیبانی سازمان، جناب آقای مشهدی مدیر طرح و برنامه و معاونین ایشان سرکارخانم دکتر ملایی‌نژاد در توفیقات دبیرخانه، چشمگیر و بی تأثیر نبوده، همچنین نمایندگان فعال دفاتر که امسال به‌صورت شورای هماهنگی ،برنامه‌ریزی و ارزیابی با این اداره همکاری دارند که از همه همکاران عزیز سپاسگزار و قدردان زحمات آنها هستم.

س : یکی از اقداماتی که سال گذشته انجام شد، ارزیابی برنامه‌ها وفعالیت‌های معاونت پژوهش و اعلان 11 استان فعال بود، کمی در این مورد توضیح دهید.

بله یکی از فعالیت‌های دبیرخانه، ارزیابی از برنامه‌ها،‌فعالیت‌های معاونت پژوهش، برنامه‌ریزی و نیروی انسانی در دو گروه تحلیل محتوا و تحقیق و پژوهش است که ریاست محترم سازمان آقای دکتر محمدیان خواستار این موضوع شدند و هر سه ماه گزارش فعالیت‌ها برای ایشان ارسال می‌شود.

در ارزیابی استان ها ما شاخص‌های اعتبارسنجی کتاب‌های درسی جدیدالتالیف پایه یازدهم/ ارزشیابی کتابهای جدیدالتالیف پایه دهم/ برگزاری مراسم هفته پژوهش و برنامه معلم‌پژوهنده/ برگزاری جشنواره تولید محتوای الکترونیکی/ تولید محتوای الکترونیک شبکه رشد/ بازدید از مدارس/ اجرای چهل و ششمین جشنواره بین‌المللی فیلم رشد/ گزارش های موردی استان ها را مدنظر قرار داده و به موارد ارسالی استانها استناد می‌کنیم. در صورتی که گزارش بازدیدهای مدیران، مؤلفان و کارشناسان سازمان نیز به‌دستمان برسد در این ارزیابی مدنظر قرار می گیرد. تمامی این گزارشات و فعالیت‌ها در بازه زمانی فروردین تا اسفند همان سال صورت می‌پذیرد و البته بعضی از فعالیت‌ها هم که ادامه آن به سال بعد منتقل می‌شود نیز مورد ملاحظه قرار می‌گیرد.

هدف ما ایجاد رقابت و هدایت فعالیت‌ها به سمت گزارشات کمی و سطحی نیست اگر این‌ طوری بود هرسال 3 استان برتر را مورد تقدیر قرار می دادیم ، در حالی که یک سوم استان یعنی 11 استان که بیشترین امتیاز را کسب کردندو در بهترین زمان ممکن نیز  مستندات به‌دستمان رسیده مبنای ارزیابی  قرار می گیرد. ما می‌خواهیم هر سال 11 استان فعال را فقط معرفی کنیم چون در بعضی از استانها راهکارها و راه‌حل‌ها و اقداماتی را انجام داده‌اند که بسیار خلاقانه بوده علیرغم نبود بودجه، فعالیت‌های خوبی داشته‌اند. به‌طور مثال در موضوع پژوهش فعالیت‌های استان اصفهان، اقدام‌پژوهی از فعالیت‌های شهرستانهای استان تهران، یا فعالیت‌های خوب استان قزوین در گروه تحلیل محتوا یا خلاصه پژوهش‌های ارسالی استان ایلام که به عنوان پیوست پژوهشی برای سازمان ارسال می‌کنند، به جرأت می‌توانم بگویم تک‌تک استانها ابتکارات و فعالیت‌های خوبی دارند، اما در نظام اداری و سازمان‌های آموزشی فعالیت‌ مستندسازی که مقدمه‌ای برای مدیریت دانش است به‌خوبی انجام نمی‌شود.

س : یعنی شما می‌فرمائید؛ دبیرخانه با رویکرد مدیریت دانش اداره می‌شود؟

بله کاملاً درست است؛ رویکرد سنتی به دبیرخانه، یعنی قائل به محلی برای دفن پرونده‌ها و ثبت‌ شماره‌هاست، در حالی که ما تک‌تک صورت‌جلسات ارسالی استانها را مطالعه می‌کنیم. مواردی که مرتبط با بخش‌های مختلف سازمان باشد جهت بهره‌برداری و حتی پاسخ ارجاع می‌دهیم و پیگیری می‌کنیم. به‌طور مثال در استان ایلام دوست خوبمان آقای مهردادی معاون محترم پژوهشی استان تقریباً هردوماه یکبار خلاصه‌ای از پژوهش‌های انجام شده در حوزه آموزش را به تعداد 25 نسخه برای ما ارسال می‌کنند و ما با شناسایی مخاطبین و بهره‌برداران نتایج پژوهش را برای آنها ارسال می‌کنیم.

و یا نتایج جشنواره‌های ملی و یا استانی هم همین‌طور. البته گاهی استانها فقط گزارش اجرایی ومدیریتی برای ما ارسال می‌کنند که ارزش آن فقط ثبت یک فعالیت برای استان است اما وقتی نتایج جشنواره برای ما ارسال می‌شود، این فعالیت یک ارزش افزوده دوبرابری دارد که در اختیار شورای هماهنگی علمی سازمان،‌دفاتر تالیف و یا  سایر افراد ذیربط قرار می‌گیرد.

س : در هفتمین نشست معاونین که سال گذشته در تهران برگزار شد، آقای دکترمحمدیان پیشنهاد کردند که تجربیات استانها جمع‌آوری شود؛ در این مورد چه اقداماتی صورت گرفته است؟

بله یکی از مصوبات گردهمایی سال گذشته جمع آوری تجربیات استانها بود که در این مورد نامه ای به استانها ارسال و نهایتاً 16 استان پاسخ دادند. کمیته داوری در دبیرخانه تشکیل و براساس شاخص‌هایی، تجربیات دو سال اخیر استانها مورد بررسی قرار گرفت که البته بعضی از استانها بعد از تاریخ مقرر برای ما ارسال کردند؛ به‌هرحال پس از بررسی، 5 استان که به ترتیب بیشترین امتیاز را داشتند شناسایی شدند که پس از جلساتی که در دبیرخانه داشتیم مقرر گردید 3 استان  تقدیر شوند که انشاء الله در برنامه‌های آتی در این مورد اقدام خواهد شد.

جا دارد همین‌جا از معاونین پژوهشی استانهایآذربایجان غربی، اصفهان و یزد تقاضا ‌کنم که جهت اشاعه این تجربیات از طریق سایت سازمان اقدام کنند که به نظرم روابط عمومی سازمان آمادگی درج این فعالیت‌ها را در سایت سازمان دارد.

س : با توجه به تجربه جنابعالی از ابتدای شروع به فعالیت دبیرخانه و الان که مسئولیت آن را دارید چه توصیه‌ای برای استانها دارید؟

یکی از محدودیت‌های ما در این چند سال نبود بازدیدهای مدیریتی و ارزیابی است که در این مورد با همکاری خوب دفاتر سازمان و شورای هماهنگی، برنامه‌ریزی و نظارت دبیرخانه امور استانها پیش‌نویس‌ها و پیشنهاداتی جمع‌آوری شده که انشاءاله در سومین جلسه این شورا که در تاریخ 95/5/31 در دارالفنون برگزار خواهد شد موضوع بازدید، شاخص‌ها و فرایند اجرایی آن نهایی می‌شود البته منابع مورد بررسی ما در یک پروسه چهارساله و در مواردی با مشورت و همفکری استانها و مدیران سازمان به‌دست آمده که فقط باید تصمیم نهایی برای آن گرفته شود.

اگر این فرایند هم تکمیل شود باز ما نیازمند ارسال گزارشات و مستندات از طرف استانها هستیم. لذا از معاونین پژوهشی استانها درخواست می‌کنم گزارشات دقیق و قابل استفاده را با نامه‌های رسمی که مخاطب آن ریاست سازمان هستند ارسال کنند. همچنین پیشنهاد می‌شود در جشنواره‌های ملی و استانی حتماً از معاونین پژوهشی سایر استان جهت حضور و حتی مشارکت در اجرا استفاده کنند تا با این کار، ضمن صرفه‌جویی در منابع، دامنه اشاعه نتایج نیز به یک استان محدود نگردد.

وظایف شورای بررسی و تحلیل محتوا، شورای تحقیقات و همچنین گروه‌های آموزشی که به تازگی در جلسه 914 شورای عالی مصوب شده (ماده 4) بهترین فرصت و امکان همکاری سازنده را فراهم کرده، بنابراین بین این گروه‌ها و شورا ها مرز آبی وجود داردو در عین حال می بایست به طور مستقل فعال باشند. لذا این شورا ها و گروهها می‌بایست با مدیریت کلان استان حالت جمع‌افزایی به خود بگیرد تا منجر به کیفیت‌بخشی به امور آموزشی و پرورشی شود که بنده به سهم خود از تمامی معاونین پژوهشی و معاونین آموزش ابتدایی و متوسطه در همه استان سپاسگزارم که همکاری و هماهنگی خوبی دارند.

س : اشاره کردید به موافقت‌نامه برنامه‌های استانها، لطفاً در این مورد هم توضیح دهید.

از سال گذشته با هدف ایجاد هماهنگی، کاهش تمرکز برنامه‌ای در سازمان، توسعه مشارکت استانها در فعالیت‌ها و برنامه‌ها و همچنین سهولت در ارزیابی‌ها و مدیریت امور به تنظیم تفاهم‌‌نامه بین استان‌ها و سازمان اقدام شد.

البته متذکر می شوم که اعتبار مورد نیاز این برنامه‌ها که از برش استانی برنامه‌های سازمان می‌باشد از محل منابع پیش‌بینی شده سازمان ومنابع مالی سایر برنامه‌ها نیز که از برنامه جامع آن اداره کل می‌باشد، از محل اعتبارات استانیاست ، با تأیید ریاست محترم سازمان و بالاترین مقام مسئول استان یعنی مدیرکل در تفاهم‌نامه بین سازمان و استان صورت می‌پذیرد. البته عدم تخصیص اعتبارات به برنامه‌های استانی در دو سال اخیر، محدودیت‌ها و مشکلاتی را برای استان ومجموعه وزارت آموزش و پرورش ایجاد کرده است اما،‌ با تدبیر مدیرکل و معاونین تاکنون چراغ فعالیت‌ها به ویژه در حوزه پژوهش روشن مانده است.

س: اگر نکته ای و یا مطلبی باقی مانده بفرمایید

این اداره و همکاران خوب و تلاشگرمان خانم جابری، آقای جباری و آقای جعفری در خدمت استانها هستیم، تقاضا داریم فعالیت ها و عملکرد هایی که در حوزه برنامه درسی و پژوهش دارند را حتماً به اطلاع ما برسانند ، از ما پیگیری کنند، مطالبه کنند. سازمان و دبیرخانه امور استانهای سازمان را به معاونین پژوهشی مناطق، معاونین آموزشی استان و مناطق معرفی کنند. و همواره پذیرای پیشنهادات و انتقادات خوب و سازنده همه معلمان و همکاران هستیم.