ارزیابی چرا و چگونه ؟

ارزیابی چرا و چگونه ؟

وقتی سخن از ارزیابی عملکرد و اجرای آن در سازمان  به میان می آید ، عده ای هرچند اندک، شاید از دلایل و نتایج آن مطلع نبوده و بعضا احساس نمایند که امری بیهوده می نماید. این مسئله در برخورد های رو در روی تعدادی از کارکنان با کارشناسان واحد ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات و سؤال در خصوص چرایی و تأثیر آن بر کارکنان، به عین قابل استنباط می باشد؛ در یک بررسی روانشناختی و جامعه شناختیِ سازمانی قابل درک می باشد که کارکنان مذکور نه تنها آشنایی با ارزیابی عملکرد ندارند بلکه آنگونه که باید بازخورد آن را لمس نمی کنند. به همین دلیل ضروری می نماید که به صورت مختصر به موضوع ارزیابی عملکرد بپردازیم.

ارزیابی در لغت به مفهوم « یافتن ارزش و بهای هرچیز »( معین، 1375، 166) تعریف شده است که برخی آن را مترادف با ارزشیابی و عده ای نیز ارزشیابی را فراتر از ارزیابی دانسته و آن را جزئی از ارزشیابی تلقی می کنند؛ چرا که« قضاوت» را در مفهوم ارزشیابی دخیل دانسته اند.

در هر صورت تعاریف گوناگونی از ارزیابی شده است که در اینجا قصد پرداختنِ صرف به تعریفِ آن را نداشته و با این مفهوم که، آن را «وسیله ای جهت تعیینِ میزانِ رسیدنِ برنامه به اهداف می دانیم» به چیستی، اهمیت و اهدافِ ارزیابی عملکرد کارکنان می پردازیم.

واما؛ در تعریف یا چیستی ارزیابی عملکرد باید گفت: ارزیابی عملکرد فرایندی است که توسط آن کارکنان در فواصل معین و به صورت رسمی مورد سنجش و بررسی قرار می گیرند.

حال این سؤال به وجود می آید که اصلا چرا باید کارکنان ارزیابی شوند؟ در پاسخ به این سؤال -که اهمیت و ضرورت ارزیابی را بیان می کند - باید گفت:

 اولا؛ از آنجا که  بهبود عملکرد سازمانها در راستای رسیدن به اهداف سازمانی، خود یکی از اهداف ارزیابی عملکرد می باشد و امروزه نقش اساسی و بارز نیروی انسانی در پیشبرد برنامه های سازمان نیز انکارناپذیر است، لذا این امر میسر نخواهد شد مگر آنکه با شناسایی نیازها، تواناییها، تخصصها و کارایی های افراد، فرصتهای تعالی در اختیار آنها قرارگیرد؛ این امر محقق نخواهد شد جز با ارزیابی کارکنان؛

ثانیا؛ هرگاه ارزیابی کارکنان، به صورتی دقیق، صحیح و مناسب طراحی و اجرا گردد، نتنها زمینه ساز روابطی عادلانه و منطقی میان مدیران و کارکنان خواهدشد بلکه ضوابط جایگزین روابط شده و تصمیماتی منصفانه و عادلانه در مورد کارکنان اتخاذ خواهد شد.

ثالثا؛ اصولا کارکنان هر سازمان دوست دارند ک از عملکرد خویش باز خور دریافت کرده و از نقاط قوت و ضعف کار خود آگاه شوند که ارزیابی عملکرد، این امکان را به آن ها می دهد.

رابعا؛ مدیران نیز همواره به دنبال کسب اطلاعات در مورد چگونگی عملکرد کارکنان سازمان هستند، تا در هنگام برنامه ریزی و تصمیم گیری، با آگاهی بیشتری عمل کنند.

خامسا؛ پرداخت حقوق و پاداش از دیگرمسایل مهم سازمان است که در اغلب سازمان ها نگرانی هایی از طرف مدیران و کارکنان در مورد چگونگی پرداخت و حقوق و پاداش ‍ وجود دارد، از این جهت که آیا عدالت و انصاف در مورد پرداخت ها رعایت می شود؟.لذا برای کاهش و از بین بردن این نگرانی ها، پرداخت حقوق و پاداش باید‍ بر اساس اصولی منطقی صورت پذیرد. از جمله ابزاری که می تواند در فراهم نمودن شرایط کاهش نگرانی های مذکور مؤثر بوده و اصولی منطقی را حاکم نماید ارزیابی کارکنان است.

در همین راستا و موارد دیگری که ضرورت ارزیابی را ایجاد می نماید قانون خدمات مدیریت کشوری در فصل یازدهم در مواد 81 ، 82 و 83 دستگاه های اجرایی را مکلف به انجام آن نموده است:

• ماده 81: دستگاههای اجرایی مکلفند بر اساس آئین نامه ای که با پیشنهاد سازمان به تصویب هیات وزیران می رسد، با استقرار نظام مدیریت عملکرد مشتمل بر ارزیابی عملکرد سازمان، مدیریت و کارمندان ، برنامه های سنجش و ارزیابی عملکرد و میزان بهره وری را درواحد های خود به مورد اجرا گذاشته و ضمن تهیه گزارش های نوبه ای و منظم نتایج را به سازمان گزارش نمایند.
• ماده 82: سازمان موظف است استقرار نظام مدیریت عملکرد را در سطح کلیه دستگاههای اجرایی پیگیری و نظارت نموده و هر سال گزارشی از عملکرد دستگاههای اجرایی و ارزشیابی آنها در در ابعاد شاخص های اختصاصی و عمومی و نحوه اجرای احکام این قانون را بر اساس آئین نامه ای که با پیشنهاد سازمان به تصویب هیات وزیران می رسد ، تهیه و به رئیس جمهور و مجلس شورای اسلامی ازائه نماید.
• ماده 83: سازمان موظف است هر ساله بر اساس شاخص های بین المللی و گزارش های دریافتی از دستگاههای ذیربط، پس از انطباق با چشم انداز ابلاغی، جایگاه و میزان پیشرفت کشور را در مقایسه با سایر کشورهای جهان تعیین و گزارش لازم را به رئیس جمهور و مجلس ارائه نماید و از نتایج آن در تدوین راهبردهای برنامه های توسعه استفاده نماید.

این امر در سازمان پژوهش بر عهده اداره ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات می باشد؛ بدین صورت که تهیه و تدوین شاخص های اختصاصی و معیارهای ارزیابی عملکرد با همکاری دفاتر و واحدهای سازمان، برنامه ریزی و پیگیری اجرای ارزیابی عملکرد از فعالیت های سازمان به لحاظ سنجش میزان مطابقت عمل با تکالیف محوله و همچنین برنامه ریزی و تهیه گزارش تحلیلی از میزان تحقق اهداف و برنامه ها در مقاطع زمانی را برعهده دارد.

واما اهداف ارزیابی عملکرد:

برای ارزیابی عملکرد اهدافی را به شرح ذیل می توان برشمرد :

• شناسایی نیازهای آموزشی مشاغل و شاغلین.
• اعطای پاداش و ایجاد انگیزه در افراد.
• مشخص شدن بازده و کارایی و اثر بخشی فعالیت ها.
• فراهم کردن شرایط آموزش و بهسازی منابع انسانی.
• برنامه ریزی منابع انسانی به منظور کارمندیابی، انتخاب، انتصاب و طبقه بندی عادلانه.
• ایجاد پویایی و افزایش کیفیت و مشارکت در رفتار کارکنان.

ارزیابی عملکرد در مجموع منافعی چون هدفمندی، اطلاعات شغلی، بازخورد عملکرد، ایجاد قابلیتهای حرفه ای، منطقی شدن دستمزد و مزایا، بهبود وضعیت آموزش و توسعه ، توافق در باره اهداف و بهبود شغل را برای ارزیابی شونده و منافعی چون استفاده بهینه از افراد، بهبود روابط بین فرد و سرپرست یا مسئول، هشدار دهی نظام مند و به موقع در مورد مشکلات و... را برای مدیریت در بر دارد.

در سازمان پژوهش و برنامه ریزی آموزشی، تلاش اداره ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات و رویکرد آن بر این است تا در صورت امکان بازنگری شاخص های ارزیابی و استفاده از نرم افزارهای مربوط به ارزیابی و جایگزینی آن به جای شیوه سنتی کاغذی، این امر را به نحو شایسته تری به اجرا درآورد.